자산실사, 장부 전체가 아니라 미감지 목록부터 찾는 방법

12월 중순, 자산실사를 맡은 담당자의 책상에 출력한 자산 목록이 놓입니다. 자산번호와 품명, 장부상 위치가 한 줄씩 적힌 두툼한 묶음입니다. 담당자는 이 목록과 바코드 스캐너를 들고 층마다 돌며 자산에 붙은 재물조사 스티커를 하나씩 찍어 나갑니다.

대부분의 줄은 금방 지워집니다. 모니터와 프로젝터, 실험실 계측기는 장부에 적힌 자리에 있고, 스캐너가 울리면 다음 줄로 넘어갑니다. 실사를 끝내지 못하게 붙잡는 것은 목록 끝에 남는 몇 줄입니다. 자리에 없는 노트북, 다른 층 창고로 옮겨 간 측정 장비, 빌려 간 뒤 돌아오지 않은 카메라 같은 것들입니다.

이 장면이 연말에 몰리는 데는 제도상 이유도 있습니다. 물품관리법 시행령은 각 중앙관서의 장이 매년 12월 31일을 기준으로 정기재물조사를 하고, 보고서를 다음 해 2월 말일까지 조달청장에게 제출하도록 정하고 있습니다. 12월 결산 기업이라면 기말 자산과 재고를 확인하는 일도 이 시기에 겹칩니다.

자산에 위치 태그가 붙어 있다면 실사 당일 들고 나갈 목록부터 달라집니다. 태그가 이미 확인한 자산을 빼면, 사람이 찾아가야 할 것은 「미감지 목록」과 태그로는 알 수 없는 항목뿐입니다. 남는 문제는 그 목록을 만드는 법과 줄여 가는 순서입니다.

I. 자산실사 전에 장부를 네 묶음으로 나누기

자산에 BLE 태그를 붙였다면 준비는 관제 소프트웨어 ORBRO OS의 Nearby Search에서 시작합니다. 날짜를 고르면 등록된 태그, 감지된 태그, 미감지 태그 수와 수신률이 나옵니다. 수신률은 등록된 태그 가운데 그날 수신기에 잡힌 태그의 비율입니다. 태그마다 어느 수신기(TwinTracker) 근처에서 잡혔는지도 보이는데, ORBRO BLE 위치추적이 태그와 가장 가까운 수신기를 기준으로 자산의 분포를 보기 때문입니다. 수신기마다 설치 위치 정보가 붙어 있고, 날짜별 결과는 엑셀로 내려받을 수 있습니다.

이 결과를 장부와 맞대면 자산이 네 묶음으로 갈립니다.

1. 확인된 자산: 태그가 잡혔고 위치도 장부와 같습니다. 찾으러 갈 필요가 없습니다.
2. 위치가 다른 자산: 태그는 잡혔지만 장부와 다른 구역입니다. 장부를 고칠지 자산을 돌려놓을지 정합니다.
3. 미감지 자산: 태그는 등록돼 있는데 잡히지 않았습니다. 실사 당일 가장 먼저 찾아갈 목록입니다.
4. 태그가 없는 자산: 원래 방식대로 라벨을 찍거나 수량을 셉니다.

하루치만 보지는 않습니다. 실사 전 한두 주의 날짜별 결과를 넘겨 보면 계속 빠진 태그와 가끔 빠진 태그가 갈립니다. 최근에 다시 잡힌 태그는 자산이 구내에 있다는 뜻이니, 미감지 목록의 맨 위에는 계속 빠진 태그를 올립니다.

II. 태그로 끝나는 확인, 사람이 해야 하는 확인

첫째 묶음에도 사람이 볼 일은 남습니다. 태그가 알려 주는 것은 그 태그가 그 구역에서 잡혔다는 사실까지입니다. 모니터 화면이 깨졌는지, 계측기의 구성품이 빠졌는지는 사람이 봐야 합니다.

확인 항목	태그로 끝나는가	사람이 하는 일
구내에 있는가	감지된 태그는 여기서 끝남	미감지 자산만 찾아감
어느 구역에 있는가	가장 가까운 수신기와 구역 단위까지	선반, 서랍 같은 세부 위치
금속 캐비닛, 서랍 안	신호가 약해져 미감지로 남을 수 있음	보관 위치를 표시해 두고 문을 열어 확인
태그를 붙일 수 없는 자산	해당 없음	라벨 스캔, 또는 보관함 단위로 등록
실물 상태(파손, 작동, 구성품)	알 수 없음	조직의 실사 기준에 따라 눈으로 확인
소모품과 재고 수량	개수를 세지 않음	재고실사 방식으로 수량 확인

금속 캐비닛은 설계 단계에서 짚어 둘 조건입니다. 철판으로 둘러싸인 보관함 안에서는 전파가 밖으로 나오기 어려워, 태그 신호가 수신기에 닿지 않을 수 있습니다. 보관 방식에서 오는 결과이니 캐비닛에 두는 자산을 장부에 표시해 두고, 미감지 목록에서 따로 모아 문을 여는 순서로 확인합니다. 태그를 직접 붙이기 어려운 품목은 보관함이나 케이스를 하나의 자산으로 등록하기도 합니다.

반론이 하나 있습니다. 태그를 붙이지 못하는 자산이 남는다면 결국 전수 실사를 해야 하지 않느냐는 것입니다. 태그가 없는 자산은 원래 방식대로 세면 됩니다. 달라지는 것은 사람이 들고 도는 목록의 길이와 순서입니다. 태그가 확인한 자산만큼 목록이 짧아지고, 남은 줄은 찾아야 할 것과 봐야 할 것으로 이미 나뉘어 있습니다.

그래서 태그를 붙일 대상은 자산 금액보다 찾는 시간으로 고르는 편이 맞습니다. 연구소의 계측기, 병원의 이동식 장비, 공장의 치공구처럼 자주 옮겨 다니고 여러 부서가 돌려 쓰는 자산이 먼저입니다. 한자리에 붙박인 책상에 태그를 붙여도 실사 시간은 거의 줄지 않습니다.

III. 자산실사 당일, 미감지 목록을 줄여 가는 순서

미감지 목록의 한 줄에는 여러 사정이 섞여 있습니다. 수신기가 없는 곳에 보관됐거나, 금속 보관함 안에 있거나, 반출이나 수리로 밖에 나갔거나, 태그가 자산에서 떨어졌거나, 정말로 없어졌을 수 있습니다. 순서는 이 사정을 빨리 가르는 쪽으로 짭니다.

첫째, 마지막으로 잡힌 때와 곳을 봅니다. Device Manager의 태그 목록에는 상태와 마지막 수신 시각(Last Seen)이 나오고, 배터리 표시도 같은 줄에 있어 교체할 태그를 함께 뽑을 수 있습니다. 마지막 수신 날짜를 Timeline에서 고르면 그날 그 태그가 어느 구역에 머물렀는지가 시간순으로 나옵니다. 찾기는 그 구역에서 시작합니다.

둘째, 사내 기록과 대조합니다. 마지막으로 잡힌 곳이 출입구 근처였다면 반출 신청, 수리 의뢰, 대여 기록부터 봅니다. 밖으로 나가는 자산을 출입구에서 기록하는 구성은 자산 반출 관리 글에서 따로 다뤘습니다.

셋째, 결과를 이유와 함께 적습니다. 보관함 안, 구외 반출, 태그 재부착, 미발견처럼 몇 가지로 나눠 두면 다음 실사 준비가 빨라집니다. 캐비닛에서 나온 자산은 보관 위치 표시를 더하고, 떨어진 태그는 다시 붙인 뒤 자산번호와의 연결을 확인합니다.

넷째, 끝내 찾지 못한 자산은 조직의 절차대로 넘기되 마지막으로 잡힌 날짜와 구역을 함께 붙입니다. 원인을 따라갈 출발점입니다.

IV. 장부 위치와 실제 위치가 다른 자산

둘째 묶음은 찾을 필요는 없지만 정리가 필요합니다. 장부에는 3층 실험실로 적혀 있는데 태그는 몇 주째 2층 공용 창고에서 잡히는 경우입니다.

자산 하나씩 보려면 Timeline을 씁니다. 자산의 태그를 고르고 날짜를 바꿔 가며 보면 어느 구역에 머물렀는지가 나오고, 엑셀로 내려받으면 구역별 체류 시간이 정리됩니다. 하루 이틀이면 사용 중 이동일 가능성이 높고, 몇 주째 같은 곳이라면 사실상 그곳이 자리입니다.

구역 단위로 한꺼번에 보려면 Zone Counting이 맞습니다. 설정에서 자산용 태그 카테고리를 만들고 구역마다 카운팅을 걸어 두면, 그 구역에 있는 자산 태그 수와 시간대별 기록이 나오고 CSV로 받을 수 있습니다. 장부상 그 구역 소속 수량과 나란히 놓으면 차이가 큰 구역부터 볼 수 있습니다.

위치가 다른 자산은 두 갈래로 정리됩니다. 실제로 그곳에서 쓰이고 있다면 장부를 고치고, 있어서는 안 되는 곳이라면 자산을 돌려놓습니다. 어느 쪽인지는 자산을 쓰는 부서가 정합니다. 데이터의 몫은 판단할 목록을 머무른 기간과 함께 올려 주는 데까지입니다. 장부를 고쳐 두면 다음 실사의 기준 위치도 맞춰집니다.

V. 도입 전에 정해 둘 것

1. 태그와 자산번호의 연결 대장. 미감지 목록이 곧 자산 목록이 되려면 태그 식별번호와 자산번호가 1:1로 이어져 있어야 합니다. 태그를 다른 자산으로 옮길 때는 대장도 같이 고칩니다.
2. 구역 이름과 장부의 위치 단위. 장부가 층과 실 단위로 위치를 적는다면 구역도 같은 단위, 같은 이름으로 그립니다. 내려받은 결과와 장부를 대조하는 시간이 여기서 갈립니다.
3. 보관 조건 표시. 금속 캐비닛이나 금고, 수신기를 두지 않을 지하 창고에 보관하는 자산을 미리 표시합니다. 수신기 배치를 설계할 때 이런 공간을 알려 주면 어디까지 태그로 확인할지 처음부터 정할 수 있습니다.
4. 기록이 쌓일 시간. 계속 빠진 태그와 가끔 빠진 태그를 가르려면 날짜별 기록이 필요합니다. 태그 부착과 수신기 설치는 실사 직전이 아니라 넉넉히 앞서 끝냅니다.
5. 결과를 옮길 양식. 내려받은 엑셀을 기존 재물조사표나 자산관리 시스템의 실사 결과에 어떤 칸으로 옮길지 정해 둡니다.