资产盘点：不从整本台账查起，先从未发现清单找起的方法

12月中旬，负责资产盘点的人桌上放着一摞打印出来的资产清单。资产编号、名称和账面位置一行一条，厚厚一叠。他拿着这份清单和条码扫描枪，一层一层地走，把贴在资产上的条码标签逐个扫过去。

大多数行很快就能划掉。显示器、投影仪、实验室的计量仪器都在账上写的位置，扫描枪一响，就翻到下一行。让盘点收不了尾的，是清单末尾剩下的几行：不在原位的笔记本电脑，搬到别的楼层仓库的测量设备，借出去之后没有还回来的相机。

年终资产盘点的场景集中在12月，也有制度上的原因。《行政事业性国有资产管理条例》（2021年4月1日起施行）要求各部门及其所属单位定期或者不定期对资产进行盘点、对账，做到账实相符和账账相符，所属单位还要每年编制本单位的国有资产管理情况报告。企业这边，《会计法》规定会计年度自公历1月1日起至12月31日止，并要求各单位定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对。年末结账前核对账实的工作，也就和盘点挤在同一段时间里。

如果资产上贴着定位标签，资产盘点当天要带出去的清单首先就不一样了。去掉标签已经确认过的资产，需要人去找的，只剩“未发现清单”和标签无从知道的项目。剩下的问题，是这份清单怎么做出来，又按什么顺序把它缩短。

I. 资产盘点之前，先把台账分成四组

资产上贴了 BLE 标签的话，准备工作从管控软件 ORBRO OS 的 Nearby Search 开始。选好日期，就能看到已注册标签、已发现标签、未发现标签的数量和发现率。发现率是已注册标签中当天被接收器捕捉到的标签所占的比例。每枚标签是在哪台接收器（TwinTracker）附近被捕捉到的也能看到，因为 ORBRO BLE 定位追踪 是以离标签最近的接收器为基准来看资产分布的。每台接收器都带有安装位置信息，按日期的结果可以导出为 Excel。

把这个结果和台账对照，资产就分成了四组。

1. 已确认的资产：标签被捕捉到，位置也和台账一致。不用去找。
2. 位置不符的资产：标签被捕捉到了，但所在区域和台账不同。要决定是改台账，还是把资产放回原处。
3. 未发现的资产：标签已经注册，却没有被捕捉到。这是盘点当天最先要去找的清单。
4. 没有标签的资产：照原来的办法扫条码标签，或者清点数量。

不只看一天。把盘点前一两周按日期的结果翻一遍，一直没出现的标签和偶尔没出现的标签就分开了。最近又被捕捉到的标签，说明资产还在单位里，所以未发现清单的最上面，放一直没出现的标签。

II. 靠标签就能完成的确认，必须由人做的确认

第一组里也还有要人看的事。标签能告诉你的，只到“这枚标签在这个区域被捕捉到”为止。显示器屏幕有没有碎，计量仪器的配件有没有缺，要靠人来看。

确认项目	靠标签能否完成	人要做的事
是否在单位内	已发现的标签到此完成	只去找未发现的资产
在哪个区域	到最近的接收器和区域这一级	货架、抽屉这样的具体位置
金属柜、抽屉里	信号减弱，可能留在未发现里	事先标注存放位置，开门确认
贴不了标签的资产	不适用	扫条码，或按存放箱登记
实物状态（破损、能否使用、配件）	无从得知	按单位的盘点标准目视确认
耗材和库存数量	不数个数	用存货盘点的方式确认数量

金属柜是设计阶段就要提出来的条件。在钢板围起来的柜子里，无线信号很难传出来，标签信号可能到不了接收器。这是存放方式带来的结果，所以要在台账上标出放在柜子里的资产，从未发现清单里单独归到一起，按开柜门的顺序确认。不好直接贴标签的物品，也可以把存放箱或箱盒登记成一项资产。

这里有一个反对意见：既然还会剩下贴不了标签的资产，最后不还是得做全面的固定资产盘点吗？没有标签的资产，照原来的办法清点就行。变的是人拿着走的那份清单有多长、按什么顺序。标签确认了多少资产，清单就短多少；剩下的行，已经分成了要去找的和要去看的。

所以选哪些资产贴标签，与其看金额，不如看找它要花多少时间。研究所的计量仪器、医院的移动设备、工厂的工装夹具这类经常搬动、几个部门轮流用的资产，应该排在前面。给固定在原地的办公桌贴标签，盘点时间几乎不会缩短。

III. 资产盘点当天，把未发现清单缩短的顺序

未发现清单上的一行，可能混着好几种情况：存放在没有接收器的地方，放在金属柜里，因为带出或送修去了外面，标签从资产上掉了，或者真的丢了。顺序要按能尽快分清这些情况来排。

第一，看最后一次被捕捉到的时间和地点。Device Manager 的标签列表里有状态和最后接收时间（Last Seen），电量也在同一行，可以顺便挑出要换电池的标签。在 Timeline 里选最后接收的那一天，就能按时间顺序看到这枚标签当天待过哪些区域。找，就从那个区域开始。

第二，和单位内部的记录对照。如果最后被捕捉到的地方在出入口附近，先查带出申请、送修单和借用记录。在出入口记录资产带出的配置，另外写在讲资产带出管理的文章里。

第三，把结果连同原因一起记下来。分成柜内、带出单位、标签重贴、未找到几类，下次盘点的准备就会快一些。从柜子里找出来的资产，补上存放位置的标注；掉了的标签重新贴好，再确认它和资产编号的对应关系。

第四，盘点未找到的资产按单位的流程移交处理，同时附上最后一次被捕捉到的日期和区域。这是追查原因的起点。

IV. 台账位置和实际位置不一致的资产

第二组不用去找，但需要整理。比如台账上写的是3楼实验室，标签却连续几周都在2楼公用仓库被捕捉到。

要逐件看，就用 Timeline。选中资产的标签、一天天换着日期看，就知道它待在哪个区域；导出 Excel，各区域的停留时间就整理出来了。只有一两天的话，多半是使用中的移动；连续几周都在同一个地方，那里实际上就是它的位置。

要按区域一次看完，适合用 Zone Counting。在设置里建一个资产用的标签类别，给每个区域设好计数，就能得到这个区域里的资产标签数量和分时段记录，还可以下载 CSV。和台账上这个区域的所属数量并排放在一起，就能从差距大的区域看起。

位置不符的资产，按两条路整理。确实在那里使用的，改台账；放在不该放的地方的，把资产放回去。是哪一种，由使用资产的部门决定。数据要做的，只到把待判断的清单连同停留时长一起交上去为止。台账改好了，下次资产盘点的基准位置也就对上了。

V. 引入之前要定下来的事

1. 标签与资产编号的对应台账。 要让未发现清单直接就是资产清单，标签识别号和资产编号必须一一对应。把标签换到别的资产上时，台账也要一起改。
2. 区域名称和台账的位置单位。 台账如果按楼层和房间记位置，区域也按同样的单位、同样的名称来画。导出的结果和台账对照要花多少时间，就在这里拉开差距。
3. 存放条件的标注。 事先标出放在金属柜、保险柜，或者不装接收器的地下仓库里的资产。设计接收器布置时把这些空间告诉我们，从一开始就能定下哪些用标签确认。
4. 积累记录的时间。 要分清一直没出现的标签和偶尔没出现的标签，需要按日期的记录。贴标签和装接收器，不要拖到盘点前夕，要留足时间提前完成。
5. 结果要转入的表格。 事先定好导出的 Excel 要转进现有盘点表或资产管理系统盘点结果的哪一栏。

结语

回到12月那摞打印出来的清单，拖住负责人的不是清单有多厚，而是末尾那几行。去掉标签已经确认过的资产，资产盘点就从那几行开始。人的眼睛，更多用在看状态和数量上，而不是用在找东西上。

ORBRO 自己做 BLE 接收器 TwinTracker、标签和管控软件 ORBRO OS。已注册标签和未发现标签、各区域的履历和数量都在同一个 ORBRO OS 里看，结果导出为 Excel 和 CSV，再和现有台账对照。如果资产上已经贴着在用的 BLE 标签，我们也会一起确认能否直接沿用。把要盘点的资产种类和存放方式整理好来咨询，我们会从划分“用标签确认的资产”和“由人确认的资产”的设计开始，和您一起看。