Quản lý an toàn nhà thầu: ghi lại người lao động nhà thầu vào lúc nào và làm việc ở đâu

2 giờ chiều, cán bộ an toàn của doanh nghiệp giao việc cầm phiếu kiểm tra bước vào khu vực bảo trì của Nhà máy 3. Trên phiếu kiểm tra quản lý an toàn nhà thầu có ô "số người làm việc", và kế hoạch công việc nhận từ sáng có ghi số người được bố trí cho khu vực này. Nhưng số người đang làm việc trước mắt lại không khớp với kế hoạch.

Người vắng mặt có thể đã đi lấy vật tư, đang ở phòng nghỉ, hoặc đã vào khu vực thiết bị bên cạnh. Ô trên phiếu chỉ ghi được con số đếm tại chỗ ngay lúc này. Buổi sáng trước khi cán bộ đến và khoảng thời gian sau khi rời đi đều nằm ngoài ô đó.

Văn bản phân định trách nhiệm giữa các bên, việc tự kiểm tra an toàn và phương án sơ tán mà Luật An toàn, vệ sinh lao động đặt ra, khi về đến hiện trường cũng quay về cùng một câu hỏi: người lao động của nhà thầu vào lúc nào, làm việc ở đâu và trong bao lâu.

Bài viết này chia câu hỏi đó thành bốn điểm: cổng nhà máy, khu vực làm việc, khu vực nguy hiểm và kiểm đếm người khi khẩn cấp, rồi tách việc giấy tờ làm được với việc cần đến bản ghi.

I. Quản lý an toàn nhà thầu: Luật An toàn, vệ sinh lao động viết gì về nơi làm việc chung

Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 có một điều dành riêng cho nơi làm việc có người của nhiều bên. Theo Điều 66, tại nơi làm việc có nhiều người lao động thuộc nhiều người sử dụng lao động cùng làm việc, chủ dự án hoặc chủ đầu tư phải tổ chức để những người sử dụng lao động cùng lập văn bản xác định rõ trách nhiệm của từng người trong việc bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động cho người lao động, và cử người để phối hợp kiểm tra an toàn, vệ sinh lao động.

Luật cũng yêu cầu người sử dụng lao động xây dựng kế hoạch ứng cứu khẩn cấp tại nơi làm việc, trong đó có phương án sơ tán người lao động ra khỏi khu vực nguy hiểm, lực lượng ứng cứu tại chỗ và phương án diễn tập (Điều 78), đồng thời lập kế hoạch và tổ chức tự kiểm tra định kỳ, đột xuất về an toàn, vệ sinh lao động tại cơ sở (Điều 80).

Tần suất tự kiểm tra được luật gắn với điều kiện của từng cơ sở: nội dung, hình thức và thời hạn tự kiểm tra phải bảo đảm hiệu quả, phù hợp với tính chất lao động, nguy cơ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và điều kiện lao động của cơ sở (Điều 80 khoản 2).

Những việc ghi trong các điều luật này đều do con người làm: ngồi lại phân định trách nhiệm, đi kiểm tra hiện trường, lập phương án và diễn tập sơ tán. Bản ghi là tài liệu đặt trước mặt những người đó khi họ phán đoán.

II. Kiểm soát ra vào nhà máy: bản ghi của nhân sự nhà thầu sau sổ ra vào

Trong quản lý an toàn nhà thầu, nhân sự của nhà thầu và nhà thầu phụ được chia thành hai nhóm theo cách ghi nhận: nhân sự thường trực, ngày nào cũng là những người ấy, và nhân sự thay đổi theo lịch thi công hay bảo trì.

Nhân sự thường trực có thể được quản lý bằng Access, một trong các ứng dụng ORBRO OS. Access là ứng dụng ra vào bằng thiết bị di động; bản ghi ra vào lưu thời gian, thiết bị, người dùng, nhóm và chính sách ra vào, và có thể tải xuống. Màn hình tình trạng ra vào cho thấy theo từng ngày thời điểm ra vào đầu tiên và cuối cùng của mỗi người, thời gian lưu lại ở giữa và số lượt ra vào. Nếu tạo nhóm riêng cho từng nhà thầu, có thể lọc xem theo đơn vị nhà thầu.

Có một điều kiện. Đối tượng ra vào của Access là người dùng tài khoản ORBRO được đăng ký bằng địa chỉ email hoặc số điện thoại trong phần cài đặt quản trị. Không thể tạo người mới ngay trên màn hình Access, và tài khoản cục bộ tạo bằng tên đăng nhập và mật khẩu không thuộc đối tượng này. Với nhân sự thay đổi hằng ngày, đăng ký theo cách này mỗi lần là điều khó.

Vì vậy, với nhân sự thay đổi, thẻ được phát ngay tại cổng. Phòng bảo vệ giữ sẵn thẻ định vị dạng thẻ nhân viên đã đăng ký vào danh mục nhà thầu, và sổ phát thẻ ghi trên một dòng tên nhà thầu, họ tên và số thẻ. Sổ đảm nhận việc ghép người với thẻ, còn thời điểm thì do bản ghi đảm nhận. Lý do là trong phạm vi cơ sở đã vẽ khu vực, thời điểm thẻ được ghi nhận lần đầu và lần cuối đều được lưu lại.

III. Khu vực làm việc và khu vực nguy hiểm: bản ghi tách theo danh mục nhà thầu

Trong ORBRO OS, thẻ được gom theo danh mục. Nếu tạo riêng danh mục nhà thầu, dù trong cùng khu vực có lẫn nhân viên của doanh nghiệp, vẫn có thể đếm và cảnh báo riêng cho nhân sự nhà thầu.

Zone Counting đếm số người của nhà thầu hiện có trong từng khu vực làm việc đã vẽ trên bản vẽ, và lưu biến động theo thời gian thành biểu đồ. Tức là con số sẽ điền vào ô "số người làm việc" trên phiếu kiểm tra được xem trước khi xuất phát. Timeline cho thấy theo thứ tự thời gian một thẻ đã ở khu vực nào, vào lúc nào trong ngày, và có thể tải xuống Excel để tổng hợp thời gian lưu lại theo khu vực. Buổi sáng từng nằm ngoài ô được lưu lại ở đây.

Khu vực nguy hiểm được gắn cảnh báo. Alert Zone phát cảnh báo ngay khi thẻ thuộc danh mục nhà thầu đi vào khu vực, và lưu lịch sử phát sinh thành tệp Excel. Nếu cảnh báo cần đến tận điện thoại của người phụ trách hiện trường, hãy đặt cho Zone Counting của khu vực hạn chế ra vào một điều kiện như "nhân sự nhà thầu từ 1 người trở lên" rồi nối với SOP. Khi điều kiện thỏa mãn, SOP được tạo ra, và nếu bật gửi SMS, tin nhắn sẽ đến những người dùng trong nhóm phụ trách đã đăng ký số điện thoại. Người phụ trách thực hiện quy trình bắt đầu từ việc kiểm tra camera gần đó, và hồ sơ SOP lưu thời điểm phát sinh, thời điểm kết thúc, vị trí và người phụ trách.

Các điều kiện thiết kế cũng cần nói rõ. Vị trí có độ phân giải, nên ranh giới khu vực nguy hiểm được vẽ rộng hơn phạm vi nguy hiểm thực tế. Khu vực dày đặc thiết bị kim loại cần thiết kế riêng cách bố trí anchor. Người bỏ thẻ lại rồi đi vào sẽ không được ghi nhận, nên quy định đeo thẻ phải có trước.

Đến đây sẽ có ý kiến phản biện: chỉ cần kiểm tra hiện trường cho đúng, cần gì đến bản ghi. Tự kiểm tra an toàn, vệ sinh lao động là việc con người nhìn hiện trường và phán đoán, và bản ghi không thay thế việc đó. Chỉ là thứ người kiểm tra nhìn thấy là cảnh tượng ở thời điểm mình đến. Kế hoạch tự kiểm tra định kỳ hay đột xuất nào cũng có khoảng giữa hai lần kiểm tra, và những gì xảy ra trong khoảng đó không nằm trên phiếu kiểm tra. Nếu biết trước hôm nay nhân sự nhà thầu đang dồn ở khu vực nào rồi mới xuất phát, lộ trình kiểm tra cũng sẽ khác.

IV. Kiểm đếm nhân sự nhà thầu khi khẩn cấp, bốn điểm trong một bảng

Khi có báo động, nhân sự nhà thầu được đối chiếu bằng ba con số: số thẻ đã phát hôm nay mà chưa thu lại, số thẻ nhà thầu đã đến điểm tập kết, và phần chênh lệch giữa hai số đó. Số thứ nhất lấy từ sổ phát thẻ, số thứ hai lấy từ Zone Counting đặt ở khu vực điểm tập kết. Với thẻ còn thiếu, tìm vị trí ngoài điểm tập kết trên bản vẽ; với thẻ không bắt được tín hiệu, xem khu vực được ghi nhận cuối cùng trên Timeline. Người đi đến khu vực đó để tìm là con người.

Nếu đối chiếu ba con số này trong buổi diễn tập sơ tán, những chỗ sổ phát thẻ và số liệu tại điểm tập kết lệch nhau sẽ lộ ra trước khi có sự cố thật. Cấu hình cho công trường có thiết bị hạng nặng cùng di chuyển có thể xem tại giải pháp phát hiện va chạm giữa công nhân xây dựng của ORBRO.

Gom bốn điểm vào một bảng thì như sau.

Điểm	Việc giấy tờ làm được	Việc cần đến bản ghi	Ứng dụng dùng trên ORBRO OS
Cổng nhà máy	Sổ ra vào, giấy tờ xác nhận huấn luyện, sổ phát thẻ	Thời điểm ra về, thời gian lưu lại trong cơ sở	Access, Timeline
Khu vực làm việc	Kế hoạch công việc, văn bản phân định trách nhiệm giữa các bên	Thời gian lưu lại theo khu vực của nhân sự từng nhà thầu	Zone Counting, Timeline
Khu vực nguy hiểm	Biển hạn chế ra vào, quy trình làm việc	Thời điểm đi vào, người nhận cảnh báo, thời điểm xử lý	Alert Zone, SOP
Khi khẩn cấp	Danh bạ liên lạc khẩn cấp, kế hoạch ứng cứu khẩn cấp và diễn tập	Số người đã đến điểm tập kết, vị trí của thẻ chưa đến	Zone Counting, Timeline

Cột giấy tờ trong bảng không bị xóa đi. Giấy tờ là kế hoạch định trước, còn bản ghi là những gì thực sự đã diễn ra ở hiện trường hôm nay.

V. Năm điều cần định trước khi đưa bản ghi vào quản lý an toàn nhà thầu

1. Người vào bằng tài khoản và người nhận thẻ. Dù là nhân sự thường trực, muốn đưa vào số liệu của khu vực nguy hiểm và điểm tập kết thì cũng phải đeo thêm thẻ.
2. Người phát và thu hồi thẻ. Xác định là phòng bảo vệ ở cổng hay người phụ trách hiện trường của nhà thầu, và thẻ chưa trả lại thì ai kiểm tra, vào lúc nào. Hộp đựng thẻ phải đặt ngoài các khu vực để thời gian trước khi phát không lẫn vào bản ghi, còn dung lượng pin còn lại được xem trong Device Manager.
3. Đơn vị của bản ghi. Bản ghi được thiết kế theo đơn vị khu vực làm việc, và khu vực chỉ được vẽ bên trong cơ sở của doanh nghiệp giao việc. Khi thẻ được thu lại ở cổng, bản ghi của người đó cũng dừng ở đó.
4. Người nhận cảnh báo. Lập nhóm gồm bộ phận an toàn của doanh nghiệp giao việc và người phụ trách hiện trường của nhà thầu, rồi kiểm tra việc đăng ký số điện thoại. Nếu các bên đã cử người phối hợp kiểm tra an toàn, vệ sinh lao động theo Điều 66, những người này cũng nên có tên trong nhóm.
5. Nơi dùng đến bản ghi. Nếu định trước những dịp mang bản ghi theo, như buổi làm việc giữa các bên, lộ trình tự kiểm tra hay buổi rà soát sau diễn tập sơ tán, số khu vực và điều kiện cần vẽ sẽ ít đi.

Lời kết

Vào ngày kiểm tra tiếp theo, cán bộ an toàn vẫn cầm phiếu kiểm tra đến khu vực bảo trì. Ô "số người làm việc" vẫn như cũ. Điều thay đổi là màn hình xem trước khi xuất phát: khu vực đó hiện có bao nhiêu người của nhà thầu, buổi sáng thẻ nào đã đi qua khu vực nào, có cảnh báo khu vực nguy hiểm nào không. Khi ấy việc quản lý an toàn nhà thầu có thêm phần thời gian từng nằm ngoài ô, được lưu lại thành bản ghi.

ORBRO tự sản xuất thẻ, anchor TwinTracker, phần mềm giám sát ORBRO OS và AI Event Manager phát hiện sự kiện từ hình ảnh camera. Nhờ vậy vị trí của nhân sự nhà thầu và camera ở khu vực nguy hiểm được xem cùng nhau trên một bản vẽ. Nếu Quý doanh nghiệp cho biết quy mô nhân sự nhà thầu, cách vận hành cổng và danh sách khu vực nguy hiểm, chúng tôi sẽ cùng phân chia nhân sự quản lý bằng tài khoản, nhân sự được phát thẻ và cách thiết kế khu vực.