Quản lý tài sản bệnh viện — nếu tìm một thiết bị phẫu thuật mất 30 phút

Bệnh viện là một trong những toà nhà có nhiều vật dụng gắn bánh xe nhất. Máy siêu âm di động, bơm tiêm truyền, monitor theo dõi bệnh nhân, xe lăn, bộ dụng cụ phẫu thuật. Phần lớn không đứng yên một chỗ và trong một ngày có thể đi qua nhiều tầng.

Bệnh viện biết chính xác số giường. Đó là con số được cấp phép và được quản lý. Nhưng máy siêu âm di động lúc này đang ở tầng nào, khoa nào, thì thường phải gọi điện để hỏi.

Và còn một điều bệnh viện biết còn ít hơn nữa. Thiết bị đó lúc này có đang được dùng hay không.

Không trả lời được câu thứ nhất thì hiện trường mất thời gian. Không trả lời được câu thứ hai thì bệnh viện mất tiền. Và cả hai câu trả lời đều đến từ cùng một tập dữ liệu.

I. Ba điều xảy ra khi không biết thiết bị ở đâu

1. Thời gian đi tìm ăn vào thời gian điều trị

Thời gian đi tìm thiết bị là câu chuyện ở bệnh viện nào cũng nghe. Vấn đề là khoảng thời gian đó chưa bao giờ được tính là hao phí ở bất cứ đâu. Trong lúc tìm, nhân viên vẫn đang di chuyển, nên nó không rơi vào chỉ số nào cả.

Ở nhà máy, không tìm được vật liệu thì dây chuyền dừng, mà dừng thì để lại con số. Ở bệnh viện, không tìm được thiết bị thì lịch bị trễ, lịch trễ đẩy lịch sau trễ theo, nhưng không ở đâu ghi lại được dòng "đang đi tìm thiết bị".

2. Kết luận "thiếu thiết bị" được đưa ra sai

Đây là vấn đề đắt hơn. Khi cần mà không có thiết bị, kết luận chỉ hội tụ về một hướng: thiếu thì mua thêm.

Nhưng rất ít bệnh viện biết thực sự mình có thiếu hay không. Để xác định thiếu, cần biết mức đỉnh của lượng sử dụng đồng thọi, không phải số lượng đang có — mà dữ liệu đó không tồn tại. Thứ tích lũy lại chỉ là trải nghiệm "lúc cần thì không có", và nó trở thành đề xuất mua sắm.

Trên thực tế, chuyện một thiết bị dư đứng nhiều ngày ở hành lang khoa khác là rất phổ biến. Tài sản không thiếu; điều không biết là vị trí và trạng thái sử dụng của tài sản — và giá của sự không biết đó bằng đúng một thiết bị.

3. Số liệu kiểm kê và kiểm toán phải dựng lại bằng tay

Kiểm kê tài sản, quản lý chứ kỳ bảo dưỡng, thu hồi thiết bị cho mượn. Tất cả đều là việc dựng lại bằng văn bản những gì đã xảy ra. Là dựng lại nên mất thời gian, và là dựng lại nên có thể sai.

II. Vì sao định vị trong nhà ở bệnh viện đặc biệt khó

Dưới góc độ định vị trong nhà, bệnh viện có loại độ khó khác với nhà máy. Nó không gói lại được trong một con số độ chính xác.

Nhiều ngăn phòng. Nhà máy thường là một không gian rộng đặt thiết bị, còn bệnh viện bị tường chia rất nhỏ. Phòng bệnh, phòng thủ thuật, phòng xét nghiệm, phòng mổ. Độ phân giải cần có không phải "đâu đó trên tầng ba" mà là "phòng 7, khu A, tầng ba". Sai số vài mét là trỏ sang phòng bên cạnh. Và nếu muốn suy ra trạng thái sử dụng từ khu vực, độ phân giải này trở thành điều kiện tiên quyết.

Tầng là vấn đề. Thiết bị bệnh viện di chuyển giữa các tầng bằng thang máy. Xác định sai tầng thì đó không còn là thông tin vị trí mà là sự ngộ nhận. Phân biệt tầng phải được kiểm chứng riêng, tách khỏi độ chính xác mặt phẳng.

Không thể dừng hoạt động. Bệnh viện chạy 24 giờ. Cửa sổ thi công để mở trần đi dây rất ngắn, phải chia khu và làm theo từng giai đoạn. Ở bệnh viện, cách lắp đặt thu hẹp chính tính khả thi của dự án.

Phải cẩn thọn với sóng vô tuyến. Đưa một thiết bị không dây mới vào không gian dày đặc thiết bị y tế bản thân đã là một nội dung cần xem xét. UWB trải tín hiệu trên dải rộng với công suất rất thấp, nên nhiễu tập trung vào một tần số nhất định là nhỏ. Nhưng điều đó không có nghĩa là có thể bỏ qua việc kiểm tra. Xác nhận với đúng cấu hình thiết bị của bệnh viện đó trước khi triển khai là một thủ tục cần thiết riêng.

Vì những điều kiện này, anchor ở bệnh viện được thiết kế theo đơn vị ngăn phòng chứ không phải "vài cái phủ diện rộng". PoE đưa nguồn và truyền thông vào chung một sợi dây, giảm khối lượng thi công trần — và ở nơi cửa sổ thi công hẹp thì khác biệt này lớn hơn tưởng. Anchor gắn trần TwinTracker của ORBRO hỗ trợ PoE 802.3af, chỉ một sợi Ethernet là xong phần lắp đặt.

Độ chính xác UWB thường được nói ở mức ±10–30 cm theo quy cách, nhưng giá trị thực phụ thuộc kết cấu ngăn phòng và cách bố trí anchor. Câu bệnh viện nên hỏi không phải sai số trung bình bao nhiêu xentimét, mà là có phân biệt được đến từng phòng không, có bao giờ nhầm tầng không.

III. Từ "đang ở đâu" sang "có đang được dùng"

Đưa vị trí lên màn hình là một nửa. Nửa còn lại là đọc ra vị trí đó có nghĩa gì. Trạng thái sử dụng được xác định bằng cách chồng ba tín hiệu lên nhau.

Thứ nhất, nó có di chuyển không. Thẻ định vị có cảm biến gia tốc bên trong. Vốn nó ở đó để tiết kiệm pin: đứng yên thì kéo dài chu kỳ, chỉ gửi dầy khi di chuyển. Nhưng tín hiệu đó đồng thời là manh mối đầu tiên về trạng thái sử dụng. Một thiết bị di động không nhúch nhích suốt ba ngày là thiết bị ba ngày không ai dùng.

Thứ hai, nó đang ở đâu. Cùng là đứng yên, ở chỗ khác nhau thì nghĩa khác nhau. Đứng trong kho thiết bị và đang ở trong phòng thủ thuật là hai trạng thái khác nhau. Định nghĩa khu vực trên bản vẽ thì vị trí trở thành ngữ cảnh.

Thứ ba, nó ở đó bao lâu. Khi vào và ra khu vực được ghi thành sự kiện, thời gian lưu lại tự động tích lũy. Ở phòng thủ thuật 20 phút và ở 6 tiếng là hai chuyện khác nhau.

Chồng ba thứ lại, có thể xếp thiết bị thành đang dùng, chờ, nhàn rỗi, bị bỏ quên. Và đây không phải ảnh chụp tại một thời điểm mà là phân bố tích lũy theo thời gian. Một ngày dùng mấy giờ, ngày thường và cuối tuần khác nhau thế nào, khoa nào quay vòng nhanh nhất.

Ở đây có một giới hạn cần nói thật. Vị trí và chuyển động cho biết khả năng thiết bị đã được dùng, chứ không phải nó đã được dùng. Thiết bị vào phòng thủ thuật và thiết bị thực sự được dùng cho bệnh nhân là hai sự thật khác nhau. Vì vậy dữ liệu này nên dùng theo hai hướng. Một là xác định nhàn rỗi — tìm thiết bị không hề di chuyển thì sai số gần như không có. Hai là so sánh tương đối — đặt phân bố sử dụng của hai mươi thiết bị cùng loại cạnh nhau thì sai lệch của giá trị tuyệt đối triệt tiêu lẫn nhau. Nếu cần xác lập việc sử dụng như một sự thật, cần thêm một bước: ghép với log nguồn điện hoặc log hoạt động của chính thiết bị.

IV. Bốn quyết định mà hiệu suất sử dụng thay đổi

Khi dữ liệu sử dụng tích lũy, những phán đoán trước đây dựa vào kinh nghiệm có được căn cứ.

Có căn cứ để không mua thêm. Nếu mức đỉnh sử dụng đồng thọi thấp hơn số lượng đang có thì thứ thiếu không phải thiết bị mà là cách phân bố. Ngược lại, nếu mức đỉnh thật sự thường xuyên chạm tới số đang có, đó là căn cứ mạnh nhất có thể đính kèm vào đề xuất mua sắm. Đằng nào thì quyết định cũng chuyển từ cảm tính sang dữ liệu.

Có thể điều chuyển giữa các khoa. Hiệu suất sử dụng lệch nhau giữa các khoa là chuyện thường gặp. Khi tổng hợp cho thấy khoa nào đang giữ phần dư, chỉ cần chuyển sang. Chuyển rẻ hơn mua rất nhiều.

Thiết bị bị bỏ quên lộ ra. Thiết bị lâu không di chuyển thì hoặc là tài sản nhàn rỗi, hoặc là thiết bị không ở nơi đáng lẽ phải ở. Đặt cảnh báo thì mất mát không còn là khoản thiều phát hiện lúc kiểm kê mà thành sự việc được xử lý ngay trong tuần.

Bảo dưỡng và hiệu chuẩn có thể chạy theo lượng dùng thực tế. Hiện nay phần lớn theo lịch: thiết bị dùng nhiều và thiết bị gần như không dùng được kiểm tra cùng chu kỳ. Khi số giờ sử dụng tích lũy, có thể đổi sang thứ tự xem cái dùng nhiều trước.

Tiền đề của tất cả những điều trên là con số hiện trên màn hình phải là số của sổ tài sản hiện có. Hệ thống hiển thị theo số thẻ sẽ không được dùng ở hiện trường. Gắn sổ tài sản với thẻ theo tỷ lệ 1:1 là bước đầu; thiếu nó thì mọi con số tổng hợp phía sau đều nói bằng một ngôn ngữ khác.

Trong ORBRO OS, Zone Manager định nghĩa khu vực còn In-out Tracking và Timeline xử lý lịch sử vào ra và thời gian lưu lại. Tìm "thiết bị gần nhất đang có thể dùng" là chức năng khác với việc theo dõi một thiết bị cụ thể — và vì hiện trường hỏi câu trước nhiều hơn, nó được xử lý riêng trong Nearby Search.

V. Những điều bệnh viện cần quyết trước khi triển khai

Có những điều kiện phải chọn trước cả thông số kỹ thuật.

Quyết trước là sẽ không gắn thẻ vào cái gì. Không gắn cho bệnh nhân. Đối tượng bài này bàn là thiết bị. Có xử lý vị trí nhân viên hay không là một vấn đề hoàn toàn riêng, phải thiết kế lại mục đích, sự đồng ý và thời hạn lưu trữ. Gài nó vào dự án quản lý tài sản một cách lặng lẽ là cách làm tệ nhất. Dữ liệu hiệu suất cũng theo nguyên tắc đó: thứ được đo là hiệu suất sử dụng của thiết bị, không phải khối lượng công việc của con người. Nên ghi rõ sự phân biệt này thành văn bản ngay từ đầu dự án.

Xác nhận phân biệt tầng và phòng ở khu thử nghiệm trước. Treo anchor ở một khoa, đo khả năng phân biệt đến từng phòng và khả năng xác định tầng, thì thiết kế cần cho toàn viện sẽ hiện ra dưới dạng một phép tính. Đã suy trạng thái sử dụng từ khu vực thì không phân biệt được khu vực cũng không ra được hiệu suất. Căn cứ là con số của khoa đó, không phải con số trên catalogue.

Quyết định gắn cho thiết bị nào trước. Dự án gắn thẻ cho toàn bộ tài sản cùng một lúc thường bị trễ. Thứ tự là: thứ hay biến mất và hay phải đi tìm, rồi đến thứ đắt. Giá trị của dữ liệu hiệu suất cũng xuất hiện ở đây trước tiên.

Đưa kế hoạch thi công không ngừng hoạt động vào thiết kế. Lắp đặt là vấn đề tiến độ, không phải vấn đề kỹ thuật. Chia theo khu để làm, và chọn phương thức nguồn điện – truyền thông giảm tối đa việc đi dây, hai điều đó quyết định thời gian thi công.

Ghép với hệ thống hiện có. Nếu sổ tài sản đã đang được vận hành thì vị trí và lịch sử sử dụng phải đi vào trong đó. Mở thêm một màn hình mới không hiệu quả bằng thêm một cột vị trí vào màn hình vẫn đang mở hằng ngày.

Lời kết

Điều khó trong quản lý tài sản bệnh viện không phải công nghệ đo vị trí. Đó là dịch vị trí sang ngôn ngữ của bệnh viện. Không phải toạ độ mà là "khu A tầng ba", không phải số thẻ mà là số tài sản, và không phải một điểm mà là "thiết bị này tháng trước được dùng mấy giờ".

Câu cuối đó là trọng tâm của bài này. Chỉ dùng định vị như công cụ đi tìm thiết bị thì dừng ở việc tiết kiệm thời gian. Đọc cùng tập dữ liệu đó như hiệu suất sử dụng thì nó thay đổi ngân sách năm sau. Và với ban lãnh đạo bệnh viện, cái sau là ngôn ngữ thuyết phục hơn nhiều.

Muốn vậy thì định vị và màn hình không thể đứng riêng. Không phân biệt được đến từng phòng thì màn hình dù làm tốt đến đâu cũng sẽ nói sai về hiệu suất; ngược lại, toạ độ dù chính xác đến đâu mà không ra được thành hồ sơ kiểm toán thì hiện trường cuối cùng vẫn quay về giấy bút. ORBRO tự làm từ thẻ và anchor đến tính toán định vị ở edge và màn hình điều hành ORBRO OS, nên không có lý do tách hai thứ đó ra.

Bắt đầu với một khoa là đủ. Vài thiết bị và vài anchor, xác nhận các điều kiện ở trên, thì thiết kế toàn viện sẽ hiện ra dưới dạng một phép tính. Về định vị thời gian thực ORBRO, việc đánh giá điều kiện hiện trường và thiết kế khu thử nghiệm là việc chúng tôi cùng làm với bạn — hãy liên hệ.