Định vị nhân viên trong kho: vì sao bảng kế hoạch ca và số người thực tế ở từng công đoạn lại khác nhau

3 giờ chiều, bảng kế hoạch ca ghi 12 người ở khu kiểm hàng. Chưa có hệ thống định vị nhân viên trong kho, người quản lý đứng ở cuối lối đi nhìn về khu đó và chỉ thấy 7 người. 5 người còn lại hoặc đang ở khu đóng gói, hoặc đang đứng trước lô hàng chờ xuất để đợi xe nâng, hoặc vẫn chưa quay về từ khu lấy hàng. Là trường hợp nào thì phải đi đến tận nơi hỏi mới biết. Một buổi chiều mà con số trên bảng kế hoạch và con số ngoài hiện trường không khớp nhau không phải chuyện hiếm ở trung tâm logistics, mà là chuyện xảy ra mỗi ngày.

Vấn đề không nằm ở chỗ chênh lệch đó là xấu. Lượng hàng dao động theo từng khung giờ, và con người di chuyển theo dao động đó. Vấn đề là không ai ghi lại chênh lệch đó. Khi ngày làm việc kết thúc, chỉ còn lại bảng kế hoạch, còn việc mọi người thực sự đã ở đâu chỉ còn trong trí nhớ của người quản lý. Bảng bố trí tuần sau lại được lập trên nền trí nhớ ấy.

Bài viết này bàn về cách điều chỉnh bố trí nhân sự trong trung tâm logistics bằng dữ liệu định vị thời gian thực. Không phải chấm công vào ra, mà là trong giờ làm việc, mỗi người đã ở công đoạn nào trong bao lâu, làm sao đếm được phân bố đó và làm sao đưa nó trở lại vào việc bố trí.

I. Kế hoạch được viết vào buổi sáng, hiện trường thay đổi vào buổi chiều

Bảng kế hoạch ca được lập vào chiều hôm trước hoặc sáng cùng ngày. Đưa vào lượng hàng dự kiến, số người đi làm, giờ nghỉ, rồi chia người theo từng công đoạn. Đến đây thì trung tâm logistics nào cũng gần giống nhau.

Nhưng từ khoảnh khắc bảng kế hoạch hoàn thành, hiện trường bắt đầu rời xa bảng kế hoạch. Hàng nhập tưởng sẽ dồn vào buổi sáng lại lùi sang buổi chiều, dây chuyền đóng gói trống vì một lô hàng gặp vấn đề ở khâu kiểm hàng, còn nhân sự hỗ trợ được đưa vào công đoạn nào thì chỉ người điều động mới biết. Bảng kế hoạch là ý định của ngày hôm đó, phân bố thực tế là kết quả của ngày hôm đó. Hai thứ khác nhau là điều đương nhiên.

Điều biến một chênh lệch đương nhiên thành vấn đề là chênh lệch đó biến mất. Đến chiều tối, kết quả không còn nữa, chỉ có ý định được lưu lại thành văn bản. Vì thế bảng kế hoạch tiếp theo trở thành bản sửa đôi chút của bảng trước, và cùng một kiểu chờ đợi lặp lại ở cùng một công đoạn.

Tổ trưởng đi một vòng là biết, không phải sao

Người hiểu hiện trường thường nói như vậy: tổ trưởng đi một vòng là biết hết chỗ nào đông, chỗ nào trống. Đúng là như vậy. Chỉ có điều, một người đi một vòng chỉ là một cảnh của một khung giờ. Vào lúc tổ trưởng đang xem khu kiểm hàng thì không biết khu đóng gói đang xảy ra chuyện gì, và hai tiếng tổ trưởng ngồi họp là khoảng trống hoàn toàn.

Đi tuần là lấy mẫu, còn con mắt của người quản lý mỗi ngày chỉ mở ra vài lần. Muốn thay đổi bố trí nhân sự có căn cứ thì cần toàn bộ, không phải mẫu: những con số được đếm suốt cả ngày, ở mọi công đoạn, theo cùng một tiêu chí.

II. Định vị nhân viên trong kho để đếm số người theo từng công đoạn

Tín hiệu từ ORBRO Tag mà nhân viên đeo được TwinTracker UWB gắn cố định quanh các công đoạn thu nhận, và ORBRO Edge RTLS tính toán vị trí. Trên nền đó, việc ORBRO OS2 làm rất đơn giản. Người quản lý vẽ ranh giới các khu lấy hàng, kiểm hàng, đóng gói, xuất hàng trên bản đồ, và số thẻ nằm trong ranh giới đó chính là số người hiện có của công đoạn ấy.

Từ đây có ba con số.

1. Lúc này mỗi công đoạn có bao nhiêu người

Số người hiện tại được thống kê dựa trên các thẻ nằm trong khu vực, và diễn biến theo từng khung giờ cũng được lưu lại cùng. 12 người trên bảng kế hoạch và 7 người ở khu kiểm hàng lần đầu tiên được đặt trên cùng một màn hình.

2. Mọi người đi lại qua lối nào

Chọn một khoảng thời gian và phát lại lịch sử vị trí đã lưu trên sơ đồ mặt bằng, quý vị sẽ thấy nhân viên di chuyển giữa các công đoạn theo thứ tự nào và hay dùng lối đi nào. Những đoạn đi đi lại lại nhiều lần là căn cứ để thay đổi trình tự công việc.

3. Mọi người lưu lại lâu ở đâu

Thời điểm vào và ra được ghi lại theo ranh giới đã đăng ký trên bản đồ, và chênh lệch giữa hai thời điểm của cùng một thẻ là thời gian lưu lại trong khu vực đó. Công đoạn có người dồn lại hoặc thời gian lưu lại kéo dài sẽ nổi lên như ứng viên của điểm ùn tắc. Cách lưu lại thời điểm đi qua ranh giới khu vực thành lịch sử cũng chính là nguyên lý đã được trình bày với đối tượng là sản phẩm trong bài truy xuất nguồn gốc công đoạn sản xuất.

Ở đây cần nói rõ một điều. Lưu lại lâu không có nghĩa là đang chờ. Người ở lâu trong khu kiểm hàng có thể là người đã làm việc lâu, cũng có thể là người đã chờ lâu. Phán đoán đó thuộc về người quản lý, người nắm được khối lượng công việc trong ngày và tình hình hiện trường. Dữ liệu vị trí chỉ thu hẹp phạm vi cần nhìn trước, chứ không nói thay vấn đề là gì.

III. Sự khác nhau giữa ba loại ghi chép

Hạng mục	Bảng kế hoạch ca	Đi tuần hiện trường	Thống kê vị trí
Cho biết điều gì	Đã quyết định đặt bao nhiêu người ở đâu	Lúc đó chỗ nào đông	Suốt cả ngày ở đâu có bao nhiêu người
Thời điểm	Trước khi bắt đầu ca	Chỉ khoảnh khắc đi qua	Toàn bộ giờ làm việc
Ghi chép còn lại	Còn lại dưới dạng văn bản	Còn lại trong trí nhớ	Còn lại dưới dạng số theo khu vực, theo khung giờ
Mức độ tốn công	Lập mỗi ngày	Lần nào cũng phải đi	Vẽ ranh giới một lần là tự động

Ba loại này không thay thế nhau. Bảng kế hoạch vẫn cần, và đi tuần nhìn thấy những gì con số không thể hiện được. Điều thống kê vị trí bổ sung là khả năng đặt kế hoạch và kết quả cạnh nhau theo cùng một đơn vị.

IV. Ba cách đưa con số trở lại vào việc bố trí nhân sự

1. So sánh trước và sau khi bố trí lại

Lấy ngày đưa nhân sự hỗ trợ vào làm mốc, so sánh ghi chép công đoạn trước và sau ngày đó. Trong ORBRO OS2, tra cứu dữ liệu số người theo khu vực theo từng ngày, xuất ra tệp, rồi chọn cùng công đoạn và cùng khung giờ để đặt cạnh nhau. Phải xem cùng khối lượng công việc trong ngày thì tiêu chí so sánh mới khớp. Nếu đem ngày có lượng hàng gấp đôi so thẳng với ngày bình thường, hiệu quả của việc bố trí lại sẽ bị chìm trong hiệu ứng của lượng hàng.

2. Tìm công đoạn thiếu người so với kế hoạch

Đối chiếu số người ghi trên bảng kế hoạch ca với số người thực tế đã lưu lại ở công đoạn đó. Tải ghi chép số người theo khu vực về và đặt cạnh bảng bố trí, quý vị sẽ thấy khung giờ ghi 12 người nhưng chỉ có 7 người lặp lại ở công đoạn nào. Phải loại giờ nghỉ ra khi xem. Nếu đọc khoảng thời gian trống do nghỉ theo quy định thành thiếu người, quý vị sẽ tạo ra một vấn đề không hề tồn tại.

3. Đưa khu vực hạn chế và việc bàn giao thẻ vào tiêu chuẩn vận hành

Phòng thiết bị hoặc khu lưu trữ hàng giá trị cao có thể được chỉ định là khu vực cảnh báo khi có người vào. Khi thẻ thỏa điều kiện cài đặt đi vào khu vực đã đăng ký, người vận hành sẽ nhận được thông báo, và nếu muốn dùng đèn cảnh báo thì kết nối thêm thiết bị đầu ra. Thẻ sẽ phát trước ca và thẻ đã trả sau ca được kiểm tra trong danh sách thiết bị đã đăng ký và trạng thái của chúng, nhưng người nhận, thời điểm bàn giao và việc thu hồi hay chưa phải được ghi riêng vào sổ vận hành theo mã nhận dạng thẻ. Nếu thẻ không đi cùng người, mọi con số ở trên đều lung lay, nên quy trình bàn giao là bước đứng trước dữ liệu.

V. Đo công đoạn, không đo con người

Ngày mà dữ liệu này bắt đầu được dùng để đánh giá cá nhân là ngày dự án kết thúc. Lý do không phải đạo đức mà là chất lượng dữ liệu. Khoảnh khắc mọi người biết dữ liệu được dùng để đánh giá, họ sẽ để thẻ lại chỗ ngồi rồi đi, hoặc dàn dựng đường đi của mình. Từ lúc đó, thứ thu thập được không phải luồng thực tế mà là luồng được diễn, những con số không thể dùng làm căn cứ bố trí.

Vì thế, đơn vị thống kê của việc định vị nhân viên trong kho được đặt ngay từ đầu là khu vực, công đoạn và khung giờ. Nếu màn hình hiện ra "khu kiểm hàng lúc 3 giờ chiều thiếu 5 người so với kế hoạch" thay vì "ai làm chậm", cuộc trao đổi sẽ hướng về lượng hàng và cách bố trí chứ không hướng về con người. Nói rõ với hiện trường trước khi bắt đầu rằng đo cái gì, vì sao đo, và không nhìn vào cái gì cũng là con đường nhanh nhất để giảm sự phản kháng khi triển khai. Đó không phải là sự cân nhắc cho có, mà là việc bảo vệ dữ liệu.

Cũng vì lý do đó, bài viết này là một câu chuyện khác với chấm công. Cách tự động hóa chấm công bằng dữ liệu vị trí đã được trình bày riêng trong bài tự động hóa chấm công dựa trên vị trí. Nếu chấm công hỏi "đã đến chưa", thì bố trí nhân sự hỏi "trong giờ làm việc đã ở đâu".

VI. Những điều cần quyết định trước khi triển khai định vị nhân viên

1. Vẽ ranh giới công đoạn bằng ngôn ngữ của hiện trường. Tên gọi quen dùng tại hiện trường như lấy hàng, kiểm hàng, đóng gói, xuất hàng phải khớp với không gian làm việc thực tế thì con số mới đọc được. Với các khu vực nằm sát nhau, hãy quan sát di chuyển thực tế rồi điều chỉnh ranh giới.
2. Chọn phương thức định vị theo câu hỏi. Phân bố theo công đoạn thường chỉ cần độ chính xác ở mức khu vực, nên có thể bắt đầu bằng định vị BLE hoặc định vị di động dựa trên điện thoại thông minh; muốn xem cả luồng di chuyển ở mức lối đi thì cấu hình định vị UWB là phù hợp. Mua độ chính xác đến mức nào được quyết định ngược từ việc quý vị muốn hỏi điều gì.
3. Định tiêu chí so sánh trước. Trước và sau khi bố trí lại, ca ngày và ca đêm, mùa cao điểm và ngày thường: nếu không định trước sẽ so cái gì với cái gì, quý vị sẽ chất đống con số mà không thay đổi được gì.
4. Gắn việc bàn giao thẻ vào quy trình giao ca. Phát và trả thẻ phải trở thành một dòng trong cuộc họp giao ca thì dữ liệu mới không bị đứt đoạn.
5. Thu hẹp câu hỏi đầu tiên xuống còn một. Bắt đầu từ một câu hỏi như vì sao việc chờ đợi buổi chiều ở khu kiểm hàng cứ lặp lại, trong vòng hai tuần quý vị sẽ có căn cứ để thay đổi bố trí.

Lời kết

12 người trên bảng kế hoạch và 7 người ngoài hiện trường sẽ vẫn tiếp tục khác nhau. Trung tâm logistics vận hành như vậy. Điều thay đổi là chênh lệch đó không còn biến mất khi chiều tối đến, mà trở thành nguyên liệu cho bảng kế hoạch tiếp theo.

ORBRO OS2 là nền tảng giám sát và điều hành sắp xếp dữ liệu vị trí, hình ảnh và cảm biến trên cùng một không gian. Thống kê số người theo khu vực, phát lại lịch sử di chuyển, ghi nhận vào và ra đều có sẵn, và ghi chép xuất ra có thể đối chiếu với bảng bố trí hoặc chuyển cho hệ thống cấp trên. Cấu hình định vị nhân viên trong kho cho việc này được trình bày tại trang giải pháp phân tích luồng di chuyển nhân viên trung tâm logistics. Hãy cho chúng tôi biết quý vị muốn xem chênh lệch nào ở công đoạn nào trước, chúng tôi sẽ cùng xem xét từ cấu hình phù hợp với điều kiện hiện trường của doanh nghiệp.