Kiểm kê tài sản: bắt đầu từ danh sách thẻ chưa được phát hiện thay vì dò cả sổ tài sản

Giữa tháng 12, trên bàn của người phụ trách kiểm kê tài sản là bản danh sách tài sản vừa in ra. Đó là một xấp giấy dày, mỗi dòng ghi mã tài sản, tên tài sản và vị trí trên sổ sách. Người phụ trách cầm danh sách này cùng máy quét mã vạch đi qua từng tầng, quét lần lượt từng tem kiểm kê dán trên tài sản.

Phần lớn các dòng được gạch đi rất nhanh. Màn hình, máy chiếu, thiết bị đo trong phòng thí nghiệm đều ở đúng chỗ ghi trong sổ, máy quét kêu là chuyển sang dòng tiếp theo. Thứ giữ chân cuộc kiểm kê không cho kết thúc là vài dòng còn lại ở cuối danh sách: chiếc laptop không có ở chỗ của nó, thiết bị đo đã chuyển sang kho ở tầng khác, chiếc máy ảnh được mượn đi rồi chưa trả lại.

Cảnh này dồn vào cuối năm cũng có lý do từ quy định. Luật Kế toán số 88/2015/QH13 yêu cầu đơn vị kế toán kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm (Điều 40), và kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch, trừ đơn vị có đặc thù về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ 12 tháng bắt đầu từ đầu một quý khác (Điều 12). Sau khi kiểm kê, nếu số liệu thực tế chênh lệch với sổ kế toán, đơn vị phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch cùng kết quả xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính (Điều 40 khoản 3).

Nếu tài sản đã gắn thẻ định vị, ngay cả danh sách mang theo vào ngày kiểm kê cũng khác đi. Bỏ những tài sản mà thẻ đã xác nhận, thứ con người phải đi tìm chỉ còn "danh sách thẻ chưa được phát hiện" và những mục mà thẻ không thể biết. Việc còn lại là cách lập danh sách đó và thứ tự rút ngắn nó.

I. Trước khi kiểm kê tài sản cuối năm, chia sổ sách thành bốn nhóm

Nếu đã gắn thẻ BLE lên tài sản, việc chuẩn bị bắt đầu từ Nearby Search trên phần mềm giám sát ORBRO OS. Chọn một ngày, hệ thống hiển thị số thẻ đã đăng ký, số thẻ được phát hiện, số thẻ chưa được phát hiện và tỷ lệ phát hiện. Tỷ lệ phát hiện là tỷ lệ số thẻ được bộ thu ghi nhận trong ngày đó trên tổng số thẻ đã đăng ký. Với từng thẻ, hệ thống còn cho thấy thẻ được ghi nhận gần bộ thu (TwinTracker) nào, vì Định vị BLE của ORBRO xem phân bố tài sản dựa trên bộ thu gần thẻ nhất. Mỗi bộ thu có kèm thông tin vị trí lắp đặt, và kết quả theo ngày có thể tải xuống Excel.

Đối chiếu kết quả này với sổ sách, tài sản sẽ tách thành bốn nhóm.

1. Tài sản đã xác nhận: thẻ được phát hiện và vị trí khớp với sổ sách. Không cần đi tìm.
2. Tài sản sai vị trí: thẻ được phát hiện nhưng ở khu vực khác với sổ sách. Cần quyết định sửa sổ hay đưa tài sản về chỗ cũ.
3. Tài sản chưa được phát hiện: thẻ đã đăng ký nhưng không được ghi nhận. Đây là danh sách cần đi tìm đầu tiên vào ngày kiểm kê.
4. Tài sản không gắn thẻ: quét tem hoặc đếm số lượng theo cách làm như trước.

Không chỉ xem kết quả của một ngày. Xem lần lượt kết quả theo ngày của một hai tuần trước đợt kiểm kê, sẽ tách được thẻ liên tục vắng mặt và thẻ thỉnh thoảng vắng mặt. Thẻ vừa được ghi nhận trở lại gần đây nghĩa là tài sản vẫn ở trong khuôn viên, nên hãy đưa những thẻ liên tục vắng mặt lên đầu danh sách chưa được phát hiện.

II. Việc thẻ xác nhận xong và việc con người phải kiểm tra

Ngay cả nhóm thứ nhất vẫn còn việc con người phải xem. Điều thẻ cho biết chỉ dừng ở chỗ thẻ đó được ghi nhận ở khu vực đó. Màn hình có bị vỡ không, thiết bị đo có thiếu phụ kiện không, là việc con người phải nhìn.

Hạng mục kiểm tra	Thẻ có xác nhận xong không	Việc con người làm
Có ở trong khuôn viên không	Thẻ được phát hiện thì dừng ở đây	Chỉ đi tìm tài sản chưa được phát hiện
Ở khu vực nào	Đến bộ thu gần nhất và đơn vị khu vực	Vị trí chi tiết như kệ, ngăn kéo
Trong tủ kim loại, ngăn kéo	Tín hiệu yếu đi, có thể vẫn nằm trong danh sách chưa được phát hiện	Đánh dấu vị trí cất giữ, mở cửa tủ để kiểm tra
Tài sản không gắn được thẻ	Không áp dụng	Quét tem, hoặc đăng ký theo đơn vị hộp chứa
Tình trạng thực tế (hư hỏng, hoạt động, phụ kiện)	Không biết	Xem bằng mắt theo tiêu chuẩn kiểm kê của tổ chức
Vật tư tiêu hao và số lượng tồn kho	Không đếm số lượng	Kiểm tra số lượng theo cách kiểm kê hàng tồn kho

Tủ kim loại là điều kiện cần nêu ngay từ giai đoạn thiết kế. Trong hộc tủ bao bằng thép tấm, sóng vô tuyến khó thoát ra ngoài, nên tín hiệu của thẻ có thể không đến được bộ thu. Đây là hệ quả của cách cất giữ, vì vậy hãy đánh dấu trên sổ những tài sản để trong tủ, gom riêng chúng trong danh sách chưa được phát hiện và kiểm tra theo thứ tự mở cửa tủ. Với những món khó gắn thẻ trực tiếp, có thể đăng ký hộp chứa hoặc vali đựng như một tài sản.

Có một ý kiến phản biện: nếu vẫn còn tài sản không gắn được thẻ, rốt cuộc chẳng phải vẫn phải kiểm kê toàn bộ sao. Tài sản không có thẻ thì cứ đếm theo cách cũ. Điều thay đổi là độ dài và thứ tự của danh sách con người cầm đi. Danh sách ngắn đi đúng bằng số tài sản thẻ đã xác nhận, và những dòng còn lại đã được chia sẵn thành thứ cần tìm và thứ cần xem.

Vì thế, nên chọn tài sản gắn thẻ theo thời gian phải bỏ ra để tìm hơn là theo giá trị. Ưu tiên là những tài sản hay di chuyển và được nhiều bộ phận dùng luân phiên, như thiết bị đo ở viện nghiên cứu, thiết bị di động ở bệnh viện, đồ gá và dụng cụ ở nhà máy. Gắn thẻ cho chiếc bàn đặt cố định một chỗ thì thời gian kiểm kê gần như không giảm.

III. Ngày kiểm kê tài sản: thứ tự rút ngắn danh sách thẻ chưa được phát hiện

Mỗi dòng trong danh sách chưa được phát hiện chứa nhiều khả năng khác nhau: tài sản được cất ở nơi không có bộ thu, nằm trong hộc tủ kim loại, đã được mang ra ngoài hoặc đem đi sửa, thẻ bị rơi khỏi tài sản, hoặc tài sản thật sự đã mất. Quy trình kiểm kê tài sản ngày hôm đó được sắp theo thứ tự để phân loại nhanh các khả năng này.

Thứ nhất, xem lần cuối thẻ được ghi nhận vào lúc nào, ở đâu. Danh sách thẻ trong Device Manager hiển thị trạng thái và thời điểm ghi nhận cuối cùng (Last Seen), mức pin cũng nằm trên cùng dòng nên có thể lọc luôn những thẻ cần thay pin. Chọn ngày ghi nhận cuối cùng trên Timeline, hệ thống cho thấy theo thứ tự thời gian thẻ đó đã ở khu vực nào trong ngày. Việc tìm kiếm bắt đầu từ khu vực đó.

Thứ hai, đối chiếu với hồ sơ nội bộ. Nếu nơi ghi nhận cuối cùng là gần lối ra vào, hãy xem trước phiếu đề nghị mang tài sản ra ngoài, yêu cầu sửa chữa và sổ cho mượn. Cấu hình ghi nhận tài sản đi ra ngoài ngay tại lối ra vào được trình bày riêng trong bài viết về kiểm soát mang tài sản ra ngoài.

Thứ ba, ghi kết quả kèm lý do. Chia thành vài loại như trong hộc tủ, đã mang ra khỏi khuôn viên, gắn lại thẻ, không tìm thấy thì lần kiểm kê sau sẽ chuẩn bị nhanh hơn. Tài sản tìm thấy trong tủ được bổ sung đánh dấu vị trí cất giữ, còn thẻ bị rơi được gắn lại rồi kiểm tra liên kết với mã tài sản.

Thứ tư, tài sản rốt cuộc không tìm thấy được chuyển theo quy trình của tổ chức, kèm theo ngày và khu vực ghi nhận cuối cùng. Đó là điểm xuất phát để xác định nguyên nhân.

IV. Tài sản có vị trí thực tế khác với sổ sách

Nhóm thứ hai không cần đi tìm nhưng cần sắp xếp lại. Đó là trường hợp sổ ghi phòng thí nghiệm tầng 3, nhưng thẻ đã được ghi nhận ở kho chung tầng 2 suốt mấy tuần.

Để xem từng tài sản, hãy dùng Timeline. Chọn thẻ của tài sản rồi đổi ngày để xem, hệ thống cho biết tài sản đã ở khu vực nào, và tải xuống Excel thì thời gian lưu lại theo khu vực được tổng hợp. Nếu chỉ một hai ngày thì nhiều khả năng là di chuyển trong lúc sử dụng, còn nếu cùng một chỗ suốt mấy tuần thì trên thực tế đó đã là chỗ của nó.

Để xem gộp theo khu vực, Zone Counting là phù hợp. Tạo một danh mục thẻ dành cho tài sản trong phần cài đặt rồi đặt bộ đếm cho từng khu vực, hệ thống sẽ cho biết số thẻ tài sản trong khu vực đó cùng bản ghi theo khung giờ, và có thể tải xuống dạng CSV. Đặt cạnh số lượng thuộc khu vực đó trên sổ sách, có thể xem trước những khu vực chênh lệch lớn.

Tài sản sai vị trí được xử lý theo hai hướng. Nếu thực tế đang được dùng ở đó thì sửa sổ, còn nếu ở chỗ không được phép thì đưa tài sản về. Hướng nào là do bộ phận sử dụng tài sản quyết định. Phần việc của dữ liệu chỉ đến mức đưa ra danh sách cần quyết định kèm thời gian đã lưu lại. Sửa sổ xong thì vị trí chuẩn cho lần kiểm kê sau cũng được cập nhật.

V. Những điều cần quyết định trước khi triển khai

1. Sổ liên kết thẻ với mã tài sản. Để danh sách chưa được phát hiện cũng chính là danh sách tài sản, mã nhận dạng của thẻ và mã tài sản phải nối với nhau theo tỷ lệ 1:1. Khi chuyển thẻ sang tài sản khác, sổ cũng phải sửa theo.
2. Tên khu vực và đơn vị vị trí trên sổ. Nếu sổ ghi vị trí theo tầng và phòng, khu vực cũng được vẽ theo cùng đơn vị, cùng tên gọi. Thời gian đối chiếu kết quả tải xuống với sổ sách được quyết định ở đây.
3. Đánh dấu điều kiện cất giữ. Đánh dấu trước những tài sản cất trong tủ kim loại, két sắt hoặc kho tầng hầm không đặt bộ thu. Nếu cho biết những không gian này khi thiết kế bố trí bộ thu, có thể quyết định ngay từ đầu phạm vi xác nhận bằng thẻ đến đâu.
4. Thời gian để bản ghi tích lũy. Muốn tách thẻ liên tục vắng mặt với thẻ thỉnh thoảng vắng mặt thì cần bản ghi theo ngày. Việc gắn thẻ và lắp bộ thu nên xong từ khá sớm, không phải ngay trước kỳ kiểm kê.
5. Biểu mẫu để chuyển kết quả. Quyết định trước tệp Excel tải xuống sẽ được chuyển vào cột nào của biên bản kiểm kê hiện có hoặc phần kết quả kiểm kê của hệ thống quản lý tài sản.

Lời kết

Quay lại xấp giấy in hồi tháng 12, thứ giữ chân người phụ trách không phải độ dày của danh sách mà là vài dòng ở cuối. Khi đã bỏ đi những tài sản thẻ xác nhận được, việc kiểm kê tài sản bắt đầu từ chính vài dòng đó. Đôi mắt con người được dành để xem tình trạng và số lượng hơn là để đi tìm.

ORBRO tự sản xuất bộ thu BLE TwinTracker, thẻ và phần mềm giám sát ORBRO OS. Thẻ đã đăng ký, thẻ chưa được phát hiện, lịch sử và số lượng theo khu vực đều được xem trong cùng ORBRO OS, và kết quả được tải xuống dạng Excel, CSV để đối chiếu với sổ sách hiện có. Nếu tài sản đã gắn sẵn thẻ BLE của bên thứ ba, chúng tôi cũng cùng kiểm tra xem có dùng tiếp được không. Nếu Quý doanh nghiệp gửi thông tin về loại tài sản cần kiểm kê và cách cất giữ, chúng tôi sẽ cùng xem trước thiết kế chia tài sản do thẻ xác nhận và tài sản do con người xác nhận.