Ngăn mang tài sản ra ngoài trái phép mà không theo dõi con người

Mỗi năm một hoặc hai lần lại đến kỳ kiểm kê tài sản. Bộ phận hành chính gửi danh sách, từng nhóm xác nhận thiết bị tại chỗ ngồi của mình. Việc này luôn lâu hơn dự kiến, và cuối cùng vẫn còn vài thiết bị không xác định được đang ở đâu.

Việc mang ra ngoài trái phép cũng có cấu trúc tương tự. Hầu hết doanh nghiệp đều có quy trình xin phép mang ra. Cái thiếu là phương tiện đối chiếu phiếu xin phép với lần mang ra thực tế. Ai không xin phép mà vẫn mang thiết bị đi thường chỉ lộ ra rất muộn, thậm chí sau khi đã xảy ra sự cố.

Thế là người ta nghĩ đến định vị, và phần lớn dự án dừng lại ở đây. Một hệ thống thu thập vị trí nhân viên là vấn đề nặng cả về quan hệ lao động lẫn chính sách bảo mật. Việc xem xét kéo dài, và kéo dài thì bị gác vô thời hạn.

Nhưng hãy nhìn lại đối tượng cần bảo vệ: thứ ta muốn quản lý không phải con người mà là thiết bị. Đổi đối tượng theo dõi sang tài sản, cùng mục tiêu đó đạt được bằng cấu trúc nhẹ hơn nhiều.

I. Ba khoảng trống trong kiểm soát mang tài sản

1. Phiếu xin phép không được đối chiếu với thực tế

Phiếu nằm trong hệ thống, còn việc mang ra thực tế kết thúc khi người ta bước qua cửa. Không có cơ chế nối hai thứ lại thì phiếu chỉ là thủ tục giấy tờ. Kết quả là người nghiêm túc thì xin phép, còn người không xin phép lại chẳng để lại dấu vết nào.

2. Theo dõi con người làm cuộc thảo luận phình to

Thu thập vị trí thời gian thực của nhân viên bắt buộc phải tham vấn đại diện người lao động, rồi phải quyết định thời hạn lưu trữ và quyền xem. Mục tiêu của bộ phận an ninh là bảo vệ tài sản, nhưng cuộc thảo luận lại chuyển sang dữ liệu cá nhân.

3. Cửa ra không chỉ có một

Tưởng rằng giữ cửa chính là đủ, nhưng thực tế còn cửa sau, hầm để xe, và thường có cả lối đi riêng cho nhân viên. Chỉ cần sót một điểm thì độ tin cậy của toàn bộ hồ sơ giảm xuống, vì không thể phân biệt giữa không bị mang ra và không bị phát hiện.

II. Chuyển đối tượng theo dõi từ người sang tài sản

Cấu trúc trở nên đơn giản. Gắn thẻ vào laptop và thiết bị quan trọng rồi liên kết với mã tài sản; tại ranh giới ra vào chỉ ghi nhận thẻ đó có đi qua hay không. Hệ thống không hỏi ai là người cầm.

Mục kiểm tra	Nội dung
Sự kiện ra vào	Qua cổng nào, lúc nào, theo hướng nào
Đối chiếu phê duyệt	Thời điểm đó có phiếu đã duyệt không
Tình trạng hiện diện	Trong số tài sản đăng ký, hiện xác nhận được bao nhiêu
Trạng thái thẻ	Có tài sản nào bị tháo thẻ hoặc mất tín hiệu không

Dòng cuối rất quan trọng. Tháo thẻ ra rồi đi thì hệ thống vô hiệu. Xem phát hiện tháo thẻ cùng với sự kiện mang ra sẽ nhận diện được nỗ lực lách hệ thống. Tuy nhiên cách phân biệt tháo bình thường và tháo bất thường phụ thuộc vật liệu bề mặt và cách dán, nên phải đặt tiêu chí bằng thiết bị thật.

III. Kiểm kê từ mỗi năm một lần thành thường xuyên

Kiểm kê vất vả vì dồn lại làm một lần. Chạy theo biến động của nửa năm chỉ trong vài ngày là gánh nặng lớn.

Khi các sự kiện vị trí tích lũy liên tục, tình hình thay đổi. Bạn thấy được chêch lệch giữa tài sản đăng ký và tài sản hiện xác nhận được bất kỳ lúc nào. Kiểm kê không còn là rà soát toàn bộ mà chỉ là xác minh phần chêch lệch, nên có thể làm thường xuyên hơn nhiều.

Một điểm đáng lưu ý: vị trí tài sản không cần chính xác tới centimét. Biết lần cuối được xác nhận ở tầng nào, khu nào là đủ cho kiểm kê. Hạ yêu cầu độ chính xác thì số thiết bị thu giảm, và điều đó quyết định quý mô và chi phí thi công.

IV. Cần kiểm tra trước khi triển khai

1. Cách gắn và vật liệu

Laptop có cả vỏ nhôm lẫn vỏ nhựa, và người dùng mang đi mỗi ngày. Cần thử trên thiết bị thật xem keo có bền không và vị trí nào không cản trở công việc.

2. Phạm vi cửa ra vào

Thay vì phủ hết mọi cửa ngay từ đầu, nên xác định trước đâu là những tuyến mang ra thực sự. Giai đoạn một phủ cửa chính và hầm để xe, xem kết quả rồi mở rộng, là trình tự an toàn hơn.

3. Tích hợp với hệ thống xin phép

Cần biết trước thông tin phê duyệt tồn tại ở dạng nào và có truy xuất qua API được không. Nếu hệ mã tài sản khác nhau thì không thể đối chiếu, vì vậy cách ánh xạ mã phải được thiết kế ngay từ đầu.

4. Vận hành pin và thay thế

Càng nhiều tài sản thì việc thay pin càng trở thành chi phí vận hành. Chu kỳ phát hiện quyết định tuổi thọ pin, tuổi thọ quyết định chu kỳ thay. Phát hiện mang ra không cần cập nhật từng giây, nên còn nhiều dư địa để hạ tần suất và giảm gánh nặng vận hành.

V. Thu thập ít cũng là một phần của thiết kế

Người ta dễ nghĩ hệ thống an ninh càng nhìn được nhiều càng tốt. Thực tế ngược lại. Càng thu thập nhiều thì càng phải xin nhiều đồng thuận, càng nhiều chính sách phải tuân thủ, và tiến độ triển khai càng dài.

Xác định rõ rằng không thu thập tọa độ con người sẽ khiến việc giải thích trở nên đơn giản. Về phía nhân viên, nếu thứ được ghi lại là vị trí thiết bị của công ty chứ không phải vị trí của họ, mức độ chấp nhận khác hẳn.

ORBRO OS tổ chức giao diện theo tài sản. Khu xác nhận cuối cùng của laptop và thiết bị, sự kiện qua cổng, ứng viên mang ra chưa xin phép và bất thường về thẻ được sắp xếp theo thứ tự mà cán bộ an ninh cần xử lý. Lịch sử xử lý được lưu kèm nên dùng luôn được làm tài liệu kiểm toán.

Kết luận

Kiểm soát mang tài sản dễ bị hiểu là bài toán giám sát, nhưng đổi thiết kế thì nó trở thành bài toán ghi nhận. Cấu hình nhìn thiết bị thay vì nhìn con người vẫn đạt mục tiêu an ninh mà hạ mạnh rào cản triển khai.

Văn phòng, viện nghiên cứu và nhà máy có cấu trúc ra vào và loại tài sản khác nhau. Chọn một hai tuyến mang ra và vài thiết bị đại diện để kiểm tra điều kiện gắn và phát hiện trước, việc ước tính phạm vi toàn bộ sẽ dễ hơn nhiều. Nếu bạn đang xem xét, hãy liên hệ ORBRO.